ข้อมูลเป็นหัวใจของการดำเนินงาน เป็นแหล่งความรู้ที่ใช้ประกอบการตัดสินใจ การแข่งขันทางธุรกิจต้องอาศัยข้อมูลเป็นหลัก มีการนำเทคโนโลยีมาช่วยจัดการข้อมูลอย่างมาก ดังจะเห็นได้จากการแข่งขันการให้บริการของธนาคารพาณิชย์ การแข่งขันนวัตกรรมยานยนต์ การใช้ข้อมูลในการตัดสินใจลงทุนซื้อขายหลักทรัพย์ บริษัทหรือองค์การจึงดำเนินการอย่างจริงจังให้ได้มาซึ่งข้อมูล และปกป้องดูแลข้อมูลของตนเป็นอย่างดี
             ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ ฯลฯ ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง สามารถนำไปประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ได้ มีการรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบและตลอดเวลาที่จะให้ได้ข้อมูลอย่างรวดเร็ว เมื่อสถานการณ์หรือเหตุการณ์บางอย่างผันแปรขึ้น การเตรียมการหรือการแก้สถานการณ์จะดำเนินการได้อย่างทันท่วงที
กรรมวิธีการรวบรวมข้อมูล เป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน การรวบรวมข้อมูลที่ดีจะได้ข้อมูลรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วน ดังนั้นผู้ดำเนินการจะต้องให้ความสำคัญที่จุดนี้โดยเฉพาะความรวดเร็ว ความรวดเร็วของการเก็บข้อมูลจึงผูกพันกับเทคโนโลยีซึ่งมีหลายวิธี เช่น การใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ การเชื่อมต่อกับระบบปลายทางเพื่อรับข้อมูล การใช้โทรสาร การใช้ระบบอ่านข้อมูลอัตโนมัติ เช่น เครื่องกราดตรวจ (Scanner) อ่านข้อมูลที่เป็นรหัสแท่ง (barcode)
             ชนิดของข้อมูล ข้อมูลที่คอมพิวเตอร์สามารถเก็บบันทึกได้นั้นอาจจำแนกได้หลายรูปแบบ ที่สำคัญๆ ได้แก่
             1.ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระหรือข้อความ (character data หรือ text) ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระหรือข้อความ หรือ เป็นข้อมูลที่อาจเป็นตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์ โดยข้อมูลที่เป็นตัวเลขจะไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่สามารถนำไปจัดเรียงตามลำดับตัวอักขระ เปลี่ยนแปลงแก้ไขได้ และเปรียบเทียบได้ว่าเหมือนกับข้อมูลอื่นหรือไม่
             2.ข้อมูลเชิงจำนวน (numerical data) มีลักษณะเป็นตัวเลขซึ่งคอมพิวเตอร์สามารถนำไปคำนวณได้ ตัวอย่างเช่น เงินเดือน คะแนน และยอดขาย เป็นต้น โดยข้อมูลที่เป็นตัวเลขอาจจำแนกได้ 2 รูปแบบ คือ ข้อมูลที่เป็นเลขจำนวนเต็ม Integer Number) เช่น 3, 5 และ-7 เป็นต้น และข้อมูลที่เป็นเลขทศนิยม เช่น 20.5, 125.75 และ -0.001เป็นต้น
             3.ข้อมูลรหัส (code data) อาจเป็นตัวอักขระหรือข้อมูลเชิงจำนวนก็ได้ ซึ่งมักจะมีการกำหนดขนาดความยาวไว้จำกัด เช่น รหัสที่ใช้ระบุเพศอาจเป็นตัวเลขหนึ่งตัวหรือตัวอักขระหนึ่งตัว ได้แก่ 1 แทนด้วยเพศชาย และ 2 แทนด้วยเพศหญิง หรือเลขประจัวตัวนักเรียน เป็นต้น ซึ่งข้อมูลรหัสนั้นไม่ได้นำไปใช้เพื่อการคำนวณ แต่ใช้เพื่อการเปรียบเทียบ นับหรือจัดกลุ่มข้อมูลที่มีรหัสตรงกับที่กำหนด